Von 20 Minuten manueller Arbeit auf wenige Minuten.

Ausgangslage

Kam eine Palette vom Lieferanten, begann Handarbeit. Im Portal der Spedition einloggen, den Kunden suchen, die Lieferadresse neu anlegen, die Auftragsnummer aus der Warenwirtschaft heraussuchen, den Warenwert ermitteln, Optionen wie Avis und Hebebühne setzen, Etikett erzeugen, die Sendungsnummer zurück in die Warenwirtschaft tippen und zum Schluss die Unterlagen per Mail an den Lieferanten schicken.

Die Prozessaufnahme hat jeden dieser Schritte einzeln bewertet und kam auf 15 bis 25 Minuten pro Sendung. Bei einer Lieferanten-Mail mit fünf Aufträgen ist das gut eine Stunde stumpfe Klickarbeit, jeden Tag aufs Neue.

Das eigentliche Problem war aber nicht die Zeit, sondern die doppelte Wahrheit. Adressen standen in der Warenwirtschaft und im Speditionsportal, und beide mussten gepflegt werden. Zieht ein Kunde um, ändert sich die Adresse an einer Stelle, und niemand merkt, dass die andere veraltet ist.

Dazu die Tippfehler-Falle: Adresse, Referenznummer und die lange Sendungsnummer wurden von Hand übertragen. Ein Zahlendreher in der Sendungsnummer bedeutet, dass eine Palette unterwegs ist und im System niemand weiß, welche.

Zielsetzung

Die Warenwirtschaft bleibt die einzige Quelle für Adressen, Auftragsnummern und Werte. Von Hand eingegeben wird nur noch, was vorher niemand wissen kann: die Packmaße der Palette, die erst der Lieferant meldet.

Und: Fehler sollen auffallen, bevor die Daten das Haus verlassen, nicht erst, wenn die Spedition sich meldet.

Umsetzung

Die Maske holt sich die Arbeit selbst. Sie zeigt die offenen Speditions-Lieferscheine der letzten sechs Monate direkt aus der Warenwirtschaft, filterbar nach Firma, Auftragsnummer und Ort. Auswählen, die Maße von der Palette eintragen, fertig. Adresse, Empfänger, Referenz, Avis-Telefonnummer und Warenwert kommen automatisch mit.

Der doppelte Kundenstamm fällt weg. Die Importdatei für die Spedition enthält die komplette Empfängeradresse je Zeile. Damit entfällt das Anlegen von Adressen im Portal vollständig, und die Warenwirtschaft bleibt die einzige Wahrheit.

Geprüft wird vorher, nicht nachher. Zu lange Felder, falsche Postleitzahl-Formate, ein Ladetag in der Vergangenheit, eine fehlende Avis-Nummer, lückenhafte Einkaufspreise: All das fällt in der Maske auf, bevor die Datei bei der Spedition landet.

Die Sendungsnummer wird gelesen, nicht getippt. Sie kommt aus dem Etikett, inklusive Prüfzifferkontrolle, und wird in die Warenwirtschaft zurückgeschrieben. Die setzt den Lieferschein daraufhin selbst auf versendet und verschickt die Lieferbestätigung wie gewohnt.

Die Unterlagen entstehen mit. Ladeliste, Etikett und Lieferschein werden zu einer fertigen Mail an den Lieferanten zusammengestellt. Die letzten fünf übergebenen Sendungen bleiben abrufbar, damit der Knopf nicht genau dann weg ist, wenn man ihn braucht.

Ergebnis

Seit dem 30.07.2026 produktiv. Der komplette Weg vom offenen Lieferschein bis zur Lieferantenmail läuft durch, ohne dass eine Adresse zweimal erfasst wird.

Das Anlegen der Lieferadresse im Speditionsportal entfällt ersatzlos, vorher 3 bis 6 Minuten je Sendung.

Sendungsnummern werden nicht mehr abgetippt. Damit ist die häufigste und teuerste Fehlerquelle im alten Ablauf weg.

Der Ausbau lief weiter, nicht nur die Wartung. Seit dem 31.07. entstehen auch die Lieferanten-Unterlagen automatisch. Seit dem 05.08. lässt sich eine Privatkundensendung in der Maske ankreuzen, weil das im Speditionsformat einen eigenen Schlüssel braucht.